Auditmethoden

De auditor staan verschillende methoden ter beschikking voor het uitvoeren van een interne audit. In het auditprogramma dient een passende methode te worden voorgeschreven. De beste methode dient te worden gekozen om de doelen van de interne audit te realiseren.

Mogelijke methoden:

  • Observeren (bijwonen van de werkzaamheden)
  • Interview (ondervragen van verantwoordelijke medewerker(s))
  • Afwerken van vooraf vastgestelde checklist(s)
  • Documentenonderzoek
  • Analyseren van data
Menselijke interactie – Uitvoeren interviews
– Opmaken van checklists en vragenlijsten met auditee
– Uitvoeren van documentenonderzoek met auditee
– Steekproeven / monsternames
Via interactive communicatie middelen:
– Uitvoeren interviews;
– Opmaken van checklists en vragenlijsten;
– Uitvoeren van documentenonderzoek met auditee.
Geen menselijke interactie – Uitvoeren van documentenonderzoek (registratie- en data-analyses).
– Observatie van uitvoering werkzaamheden.
– Uitvoeren van on-site bezoek.
– Opmaken van checklists
– Monstername (producten)
– Uitvoeren van documentenonderzoek (registratie- en data-analyses).
– Observatie van uitvoering werkzaamheden
– Analyseren van data

On-site auditactiviteiten worden uitgevoerd op de locatie van de auditee. Auditactiviteiten op afstand worden uitgevoerd op iedere willekeurige plaats anders dan de locatie van de auditee, ongeacht de afstand.

Interactieve auditactiviteiten omvatten interactie tussen de medewerkers van de auditee en het auditteam. Niet-interactieve auditactiviteiten omvatten geen menselijke interactie met representanten van de auditee maar omvatten wel interactie met apparatuur, faciliteiten en documentatie.

1. Observeren (bijwonen van de werkzaamheden)

De auditor/het auditteam oefent tijdens de observatie geen invloed uit op de bijgewoonde werkzaamheden. Tijdens observatie dient de auditee zijn werk uit te voeren zoals hij dat normaliter ook zou doen.

Observaties worden achteraf besproken met de auditee en in het auditrapport wordt duidelijk aangegeven of de auditee eventuele auditbevindingen onderschrijft of niet. Een observatie kent namelijk geen duidelijke bewijsvoering.

2. Interview (ondervragen van verantwoordelijke medewerker)

Het uitvoeren van interviews is een belangrijke tool bij het verkrijgen van inzicht in de mate waarin de inspectie-instelling haar beleid realiseert, doelen haalt en voldoet aan de ISO/IEC 17020:2012. Interviews worden afgenomen met de functionarissen die daadwerkelijk verantwoordelijk zijn voor de realisatie van beleid en/of het behalen van doelen van het werkgebied dat wordt geaudit.

Het is belangrijk, dat de interviews in een goede sfeer worden afgenomen; de geïnterviewde dient zich op zijn gemak te voelen en de vragen mogen de geïnterviewde niet intimideren of naar een bepaald gewenst antwoord leiden.

Tijdens een interview kunnen documenten worden opgevraagd voor verdere beoordeling of bespreking met de auditee. Daar waar t.a.v. documenten bevindingen worden gedaan door de auditor, worden deze bevindingen zodanig vastgelegd, dat deze later nog te reconstrueren zijn.

Na afloop van een interview worden de bevindingen van de auditor met de auditee doorgesproken.

3. Afwerken van vooraf vastgestelde checklist(s)

Het voordeel van het gebruikmaken van standaard checklist is, dat de vergaarde informatie zich gemakkelijk met andere resultaten laat vergelijken en analyseren. Een belangrijk nadeel is, dat de diepgang bij de audit beperkt blijft tot de vooraf geformuleerde vragen. De auditor kan niet uitweiden of doorvragen.

4. Documentenonderzoek

Een documentenonderzoek vindt doorgaans plaats voorafgaand aan interviews of bijwoningen. Indien bij een documentenonderzoek vragen ontstaan, dienen deze nader te worden onderzocht tijdens een interview met de verantwoordelijke medewerker(s).

5. Analyseren van data

Voor het analyseren van data geldt hetzelfde als bij een documentenonderzoek; de tijdens de analyse verkregen inzichten dienen verder te worden onderzocht middels interview of bijwoning.